Connect
To Top

Cum să comunici eficient și politicos pe email

Să ridice mâna cine n-a comis-o măcar o dată cu un email! Nimeni? Mă gândeam eu. Dar e ok. Cu toții avem o poveste, două, trei despre un email trimis anapoda. Doar că… omul din greșeli învață. Iar partea bună e că eticheta pe e-mail e chiar foarte simplă. Ține cont de trucurile de mai jos și nu o vei mai da în bară niciodată cu mail-urile.

#1 Folosește Reply All și Cc cu precauție

Nu te grăbi să dai Reply All dacă mesajul tău ar trebui să ajungă la o singură persoană. Nu are rost să îi spamezi pe toți cei incluși inițial în CC cu informații total irelevante pentru ei. În primul rând, le pierzi timpul, pentru că nici ție nu îți place să îți fie inbox-ul plin de mărunțișuri pe care uiți să le ștergi și care te fac să ratezi mail-urile cu adevărat importante. În al doilea rând, s-ar putea să fie acolo informații pe care chiar nu trebuie să le știe toată lumea, idei sau planuri care ar trebui să rămână confidențiale până la un punct.

În ceea ce privește utilizarea opțiunii Cc: am văzut atât de multe gafe încât simt nevoia să menționez: când trimiți un mail către mai multe persoane importante (care nu reprezintă un grup de prieteni) utilizează Bcc:.  Aceasta este prescurtarea de la “blind carbon copy” (copie de informare confidenţială). Este similar cu funcţionalitatea “Cc:”, cu excepţia că destinatarii din Bcc: sunt invizibili pentru ceilalţi destinatari ai mesajului (inclusiv pentru restul destinatarilor din “Bcc:”.  Astfel vei evita să oferi pe tavă o bază de date care ar putea supăra.

#2 Nu lăsa căsuța de Subject necompletată.

Știu că se mai întâmplă, mai ales atunci când suntem pe fugă și avem niște ultime mail-uri de dat. Însă ideal e să completezi de fiecare dată căsuța cu Subject-ul pentru a-l ajuta pe destinatar să prioritizeze mai bine mesajele. Folosește un titlu cât mai relevant pentru conținutul mail-ului, iar dacă într-adevăr trebuie să primești răspuns rapid la el, n-ar strica să pui și [URGENT].

#3 Răspunde la toate mail-urile.

O altă misiune dificilă, mai ales când intră circa 200 de mail-uri pe secundă. Exagerez poate acum, dar cunosc cazuri care se confruntă cu o avalanșă de mail-uri. Și atunci este dificil să le răspunzi tuturor. Dar încearcă, măcar celor care ți se adresează ție direct și nu dau un mail general, de genul „Bună ziua tuturor”, să le răspunzi la timp.

#4 Atenție la forward.

Ai grijă să forwardezi mail-urile către destinarul care trebuie și că informațiile sunt cele care trebuie. Poate că unii ar prefera ca adresa lor de mail să rămână personală sau poate că mail-ul trimis e doar pentru tine și atât. Și, cel mai important, verifică adresa înainte să trimiți, ca să nu comiți gafa supremă: acela de a forwarda chiar persoanei care a trimis mail-ul, făcând și un comentariu deplasat pe seama mail-ului.

#5 Anunță dacă descoperi mail-uri cu viruși.

Le primim mereu și, din păcate, nu intră toate în spam. Sunt acele mail-uri cu oferte dubioase sau clipuri deocheate. Pe care nu trebuie să le deschizi vreodată!!! Însă, dacă se întâmplă să primești așa ceva de la cineva cunoscut, ar fi bine să îl avertizezi rapid că s-a ales cu un virus.

#6 Respectă arta mail-urilor.

Trăim mai mult în online decât în offline și, adesea, se întâmplă să cunoaștem oamenii prima dată pe mail și abia apoi în carne și oase. Tocmai din acest motiv mi se pare importanta prima impresie facuta pe mail. Un răspuns politicos, o așezare frumoasă în pagină și o verificare a textului, o urare de bun simț la final: iată cum poți face o primă impresie bună chiar și pe mail.

***

 

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

More in Do learn